Hoe stimuleer je een feedbackdialoog? Eerste ervaringen met een gesprekstool

Martje Köhlen (Inholland) en Tamara de Vos (Hogeschool Rotterdam), in samenwerking met Caroline Rijkers-de Boer (Hogeschool van Amsterdam)

Het wordt steeds duidelijker dat dialoog een cruciaal aspect is van effectieve feedbackprocessen (Tielemans et al., 2023). Maar wat houdt een feedbackdialoog eigenlijk in, hoe stimuleer je die, en wáár moet het eigenlijk over gaan? Met die vragen is een innovatieteam vanuit de themagroep feedbackgeletterdheid de literatuur ingedoken, om vervolgens in acht bijeenkomsten een tool te ontwikkelen die direct toepasbaar bleek in de praktijk. Met de tool leren studenten in kleine groepjes – en in dialoog – ontvangen feedback te verwerken en te vertalen in concrete verbeteracties. Hierbij is aandacht voor de rol van emoties (Winstone & Carless, 2019), het inventariseren en analyseren van feedback, en vervolgens het formuleren van verbeteracties (De Kleijn, 2023, of zie webinar). In deze blog delen we de eerste ervaringen met de gesprekstool, als ook de verbeterde materialen en een docenthandleiding. Alles is vrij te gebruiken en aan te passen onder een CC licentie, en uiteraard zijn wij erg benieuwd naar jullie ervaringen!

De tool
De gesprekstool is ontworpen voor eerstejaars bachelorstudenten die aan een groepsopdracht werken. Het startpunt is de feedback die ze van hun docent hebben ontvangen – aan de hand van de beoordelingscriteria van de opdracht – op een conceptversie van de opdracht. Door de gesprekstool worden de studenten als groep in één lesuur in vijf stappen – afwisselend gericht op ieder voor zich of de groep samen – begeleid in het lezen, bespreken en verwerken van deze feedback in een plan van aanpak, dat ze vervolgens met de docent bespreken. Ze beginnen met een eerste indruk van de feedback en welke emoties die oproept, eerst individueel om deze vervolgens samen te bespreken. Hierna gaan ze individueel aan de slag met een analyse van de feedback – identificeren van sterke punten, nieuwe informatie, verbeterpunten en verrassing – om deze vervolgens als groep samen te brengen en de prioriteiten en uitdagingen te identificeren. Daarna volgt het opstellen van een plan van aanpak, waarbij de groep per beoordelingscriterium beschrijft welke feedback ze hebben ontvangen, hoe ze die gaan verwerken en of ze hier nog vragen over hebben. Dit plan bespreken ze tot slot met hun docent.

Instructiefilmpje voor studenten met stap voor stap uitleg over het gebruik van de gesprekstool.

Eerste indruk van docenten
Op het Festival Leren van toetsen 2023 hebben twee innovatieteamleden, Tamara de Vos en Sylvia Schouwenaars, een workshop met de tool verzorgd. Het idee was dat, door zelf te ervaren hoe het is om met de tool te werken, deelnemers vervolgens ook een goede inschatting konden maken van de bruikbaarheid en toepasbaarheid van de tool in hun onderwijs. In groepjes hebben ze een van drie typen docentfeedback te verwerken gekregen, te weten: feedback aan de hand van een rubric, rode-pen-feedback in het product zelf en narratieve feedback in een apart document. Zodoende werd ook het belang overgebracht van heldere, inhoudelijke feedback die aansluit op de beoordelingscriteria.

‘Vergemakkelijkt het gesprek en laat ons echt aan de slag gaan met de feedback’
– deelnemer workshop – 

De reacties op de tool van de 21 deelnemers die de evaluatie hebben ingevuld waren unaniem positief. Deelnemers vinden de tool ‘duidelijk, bruikbaar en aantrekkelijk vormgegeven’, met ‘zinvolle en interessante vragen’ die studenten ‘helpen om eerst individueel en vervolgens ook als groep heel bewust naar de feedbackpunten te kijken’. Waar een deelnemer stelt dat je met beperkte toelichting meteen aan de slag kunt, schat een ander in dat het instructiefilmpje essentieel is. De studenten worden namelijk door ‘een complex proces met veel stappen’ geleid, waardoor diezelfde deelnemer inschat dat er begeleiding beschikbaar moet zijn bij het uitvoeren van de tool. Hoewel een deelnemer inschat dat het voor studenten even wennen zal zijn om hun emoties bij de feedback met elkaar te delen, en dat daar mogelijk ook wat begeleiding bij beschikbaar moet zijn, stelt een ander dat het bespreken van emoties wel meteen helpt om die (negatieve) emoties te neutraliseren, waardoor je vervolgens inhoudelijk met de feedback aan de slag kunt. De tool ‘vergemakkelijkt het gesprek en laat ons echt aan de slag gaan met de feedback’. Op de vraag of de docenten de tool kunnen gebruiken, krijgen we een unaniem ‘ja’ terug.

Praktijkervaring met studenten
Docent Caroline Rijkers-de Boer (Hogeschool van Amsterdam) heeft de tool ingezet bij haar groep 1e jaar studenten, die daarmee de feedback op hun groepsproducten hebben verwerkt. Ze heeft de tool ingezet in een dubbel lesuur (100 min.). Ze had het eerste lesuur (50 min) gereserveerd voor het in (7) groepjes werken met de tool, waarbij ze is begonnen met het tonen van het instructiefilmpje en een korte toelichting op de werkvorm. Het tweede lesuur had ze gereserveerd voor de gesprekken over het plan van aanpak. Caroline is erg enthousiast over de tool, die studenten handvatten geeft hoe ze stapsgewijs en zelfstandig in groepjes feedback kunnen lezen en verwerken. Doordat de tool wisselt tussen individuele en groepsopdrachtjes, zorgt het ervoor dat álle studenten met de feedback aan de slag gaan – een voordeel dat zij als docent ziet, maar dat niet door alle studenten wordt herkend. Ook merkt ze op dat studenten ook nog wat ondersteuning nodig kunnen hebben bij het verwerken van feedback. De tijd nemen om het uiteindelijke plan van aanpak met de studenten door te nemen is daarom ook een van haar tips, waar zij zelf – door de gesprekken in dezelfde les te plannen – onvoldoende ruimte voor had gereserveerd.

‘We konden meteen weer aan de slag, wisten wat we moesten aanpakken’
– student –

In de evaluatie van de werkvorm geven vrijwel al haar studenten (18 hebben de evaluatie ingevuld) zelf aan dat ze de materialen duidelijk en overzichtelijk vinden, en fijn om mee te werken. Met name over het plan van aanpak als resultaat zijn ze positief, omdat die ze een duidelijk overzicht geeft van waar ze als groep staan en wat er nog verbeterd moet worden. Ook de afstemming in de groep wordt door meerdere studenten genoemd, waarbij ze het prettig vinden dat iedereen van elkaar weet hoe ze erover denken. Kritische noten zijn er uiteraard ook, waarbij een student aangeeft dat het bespreken van emoties overbodig is, en een ander dat de stappen te veel tijd innemen en niet direct helpen om bij de kern te komen. Weliswaar stelt weer een andere student hiertegenover dat de werkvorm vaker moet worden ingezet; ‘misschien bij elk project’. 

Inzet van de tool
Voor een succesvolle inzet van de tool hebben we uit de evaluatiegegevens nog een aantal bruikbare tips en aandachtspunten gehaald die we graag delen:  

• Bespreek met studenten het belang van feedback en het idee achter de inzet van de tool, zodat ze weten waarom ze de opdracht uitvoeren.  
• Zorg voor voldoende tijd om de opdracht uit te voeren, zowel voor het doorlopen van alle stappen van de tool als erna, voor de gesprekken over het plan van aanpak per groepje.  
• Door met de tool te starten direct nadat de studenten de feedback ontvangen (en niet pas een dag later), zorg je ervoor dat de studenten gelijk opgaan in de verwerking ervan. 
• Het belang van de procesbewaker in elke groepje moet niet worden onderschat; deze zorgt ervoor dat elke stap wordt genomen en er dus niks wordt overgeslagen, dat de groep zich aan de tijd houdt en dat er geen verwarring ontstaat over wat je individueel en als groep doet.  

Hoewel het belang van heldere beoordelingscriteria evident is en we dit ook nadrukkelijk hebben meegenomen in het ontwerp van de tool, wordt dit nogmaals onderschreven door de deelnemers en studenten. Hierbij wordt niet alleen genoemd dat het belangrijk is dat de opdracht waar de studenten aan werken van heldere beoordelingscriteria is voorzien, maar ook dat deze bij aanvang al bekend zijn bij de studenten én dat de feedback die op de opdracht is gegeven bij deze criteria aansluit.  

Je kunt nu waarschijnlijk (bijna) niet wachten om zelf met de tool aan de slag te gaan. Daarom zijn materialen hieronder gratis te downloaden, vrij te gebruiken en aan te passen onder een CC licentie. Wij leren graag van jullie ervaringen en horen het dus graag als je met de materialen aan de slag bent gegaan, op welke schaal of in welke vorm dan ook! Je ervaringen kun je delen via info@lerenvantoetsen.nl, en in de handleiding staan ook de links opgenomen naar de docent- en studentvragenlijst die voor dit doel hebben ontwikkeld.  

Materialen

Handleiding Tool Oefenen met feedback in dialoog (in English)
Proceskaart (in English)
Canvas Stap 1-2 (in English)
Canvas Stap 3 (in English)
Canvas Stap 4 (in English)
Canvas Stap 5 (in English)

Het innovatieteam dat de tool heeft ontwikkeld bestond uit Ellen Bredenoort (Saxion), Martje Köhlen (Inholland), Anne Potters (Hogeschool Rotterdam), Sylvia Schouwenaars (HZ University of Applied Sciences) en Tamara de Vos (Hogeschool Rotterdam), onder leiding van Henderijn Heldens (Fontys). Met de Toolkit ‘Samen innoveren in een innovatieteam’ kun je zelf aan de slag met de ontwerpmethodiek. Houdt de nieuwsbrief in de gaten bij interesse voor deelname aan een innovatieteam vanuit het Platform Leren van toetsen.  

Referenties
De Kleijn, R. A. (2023). Supporting student and teacher feedback literacy: an instructional model for student feedback processes. Assessment & Evaluation in Higher Education, 48(2), 186-200. https://doi.org/10.1080/02602938.2021.1967283

Tielemans, C., de Kleijn, R., van der Schaaf, M., van den Broek, S., & Westerveld, T. (2023). The Westerveld framework for interprofessional feedback dialogues in health professions education. Assessment & Evaluation in Higher Education, 48(2), 241-257. https://doi.org/10.1080/02602938.2021.1967285

Winstone, N., & Carless, D. (2019). Designing effective feedback processes in higher education: A learning-focused approach. Routledge.